Datenschutzerklärung der PHOENIX Pharma-Einkauf GmbH
Es ist uns ein wichtiges Anliegen, dass der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung persönlicher Daten uneingeschränkt beachtet wird. Nachstehend möchten wir Sie deshalb über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website/Kundenportal (nachfolgend: „Website“) sowie im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen oder bei einem Besuch vor Ort informieren. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Identifizierbar ist eine betroffene Person, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung identifiziert werden kann. Als Kennung kommen z.B. der Name, eine Identifikationsnummer, Standortdaten, eine Online-Kennung, die IP-Adresse oder andere besondere Merkmale, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, in Betracht (nachfolgend zusammenfassend „Daten“). Zur leichteren Übersicht haben wir unsere Datenschutzhinweise in nachfolgende Bereiche aufgeteilt:
A: Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte
Beinhaltet unsere Kontaktdaten, die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten
B: Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website
Beinhaltet alle Informationen im Zusammenhang mit dem Besuch oder der aktiven Nutzung unserer Website
C: Weitere Datenverarbeitung durch uns außerhalb der Website
Beinhaltet alle Informationen zur Datenverarbeitung, wenn Sie mit uns in einer Geschäftsbeziehung stehen, wenn Sie uns vor Ort besuchen oder wenn Sie anderweitig Kontakt mit uns aufnehmen.
D: Ihre Rechte, das Meldesystem und Allgemeines
Beinhaltet die Informationen, die für eine faire und transparente Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden, wie z.B. Ihre Rechte und den LINK zu unserem Meldesystem.
Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO ist:
PHOENIX Pharma-Einkauf GmbH (Wir und/oder PPE)
Pfingstweidstraße 10-12
68199 Mannheim, Deutschland
Telefon: +49 6181 104 370
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutz-PPE(at)phoenixgroup.eu oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „die Datenschutzbeauftragte“.
1. Sie können unsere Website besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt.
2. Zum Zweck der technischen Bereitstellung der Website ist es erforderlich, dass wir bestimmte, automatisch übermittelte Informationen von Ihnen verarbeiten, damit Ihr Browser unsere Website anzeigen und Sie die Website nutzen können. Diese Informationen werden bei jedem Aufruf unserer Internetseite automatisch erfasst und in unseren Serverlogfiles gespeichert. Diese Informationen beziehen sich auf das Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Informationen werden dabei erhoben:
Neben der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und einer komfortablen Nutzung unserer Website, werden die erhobenen Daten auch genutzt, um die Systemsicherheit der Website zu gewährleisten.
3. Cookies und ähnliche Technologien
3.1 Im Rahmen der Nutzung unserer Website können Cookies, Pixels und ähnliche Technologien (nachfolgend: „Cookies“) zum Einsatz kommen. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser bei dem Aufruf einer Website auf Ihrem Computersystem gespeichert werden. Ein Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
3.2 Bei der Verwendung von Cookies unterscheiden wir im Wesentlichen vier Kategorien:
3.3 Sofern in den nachfolgenden Abschnitt nicht anderweitig beschrieben, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen des Einsatzes von Cookies auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
4. Wir verarbeiten Ihre Daten zur technischen Bereitstellung unserer Website auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen: Zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie unsere Website besuchen, um sich über unser Warenangebot oder unsere Dienstleistungen zu informieren; zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs der Website, insbesondere zur Umsetzung angemessener technisch-organisatorischer Maßnahmen und der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihnen eine ansprechende, technisch funktionierende und benutzerfreundliche Website unseres Unternehmens zur Verfügung stellen zu können und die Systemsicherheit der Website zu gewährleisten.
5. Aktive Nutzung der Website
Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Website können Sie auf dem passwortgeschützten Apothekenportal unseres verbundenen Unternehmens PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG auch aktiv Arzneimittel gemäß § 73 Abs.3 AMG bestellen. Weitere datenschutzrechtliche Information zu dem Apothekenportal finden Sie hier PHOENIX Apothekenportal (phoenix-apothekenportal.de)
6. Sie können uns über die auf der Website angegebenen Kontakt-E-Mail-Adressen oder per Telefon kontaktieren. Weitere Informationen darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, finden Sie im Abschnitt "C. - Weitere Datenverarbeitung durch uns außerhalb der Website“.
1. Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von Geschäftsbeziehungen (Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner) und allgemeiner Geschäftskommunikation Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, z.B. im Rahmen einer Vertragsanbahnung oder mit uns in einer Vertragsbeziehung stehen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Dies gilt auch, wenn Sie als Ansprechpartner in einer Geschäftsbeziehung mit uns fungieren und nicht selbst Vertragspartei sind.
1.1. Je nach Verarbeitungsvorgang können unterschiedliche Daten verarbeitet werden. Relevante personenbezogenen Daten können beispielsweise sein: Kontaktdaten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Legitimationsdaten (z.B. Handelsregisterauszüge und Ausweisdaten), Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. Position, Stellung und Abteilung im Unternehmen, Vorgesetzter, Auftragsdaten, Zahlungsdaten, Bonitätsdaten), Foto- und Videoaufnahmen (z.B. bei Veranstaltungen oder Besuch unseres Firmensitzes),Systemdaten (z.B. Benutzername- und Kennung bzw. User-ID, Protokolldaten), Geburtsdatumund andere mit diesen Kategorien vergleichbare Daten.
1.2. Um Ihre Daten gegen Manipulationen und unberechtigte Zugriffe zu schützen, haben wir in unseren Verarbeitungsprozessen und IT-Systemen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem aktuellen Stand der Technik ergriffen.Die Daten werden bis zum Abschluss der Bearbeitung der Anfrage bzw. im Rahmen unserer vertraglichen Beziehung mit Ihnen bis zum Ende der vertraglichen Beziehung aufbewahrt undsodann z.B. bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungs- bzw. Aufbewahrungsfristen.
1.3. Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen von Geschäftsbeziehungen und allgemeinerGeschäftskommunikation auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen: Zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, geeignete Geschäftspartner auszuwählen und diese zu steuern, sowie in der Abwehr von Gefahren und Haftungsansprüchen und Vermeidung von (rechtlichen) Risiken. Hierzu zählen wir auch den Schutz unseres Eigentums und die Aufklärung möglicher Compliance-Verstöße, sowie Verhinderung von Straftaten und die Regulierung von Schäden, die aus der Geschäftsbeziehung resultieren. Dazu gehören auch Anforderungen an die Systemsicherheit und -stabilität, und unser Interesse, (Unternehmens-) Veranstaltungen für Kommunikations- und Marketingzwecke zu dokumentieren.
2. Verarbeitung der Daten zur Rechtsdurchsetzung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend zu machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können.
Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zwecke auf Basis der folgenden Rechtsgrundlage: Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären; zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. u.a. dem Handels-, Gewerbe- oder Steuerrecht, soweit wir dazu verpflichtet sind, Ihre Daten aufzuzeichnen und aufzubewahren.
3. Übermittlung von personenbezogenen Daten
3.1 Innerhalb der konzernverbundenen Unternehmen PPE kann die personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern/Kunden (natürlichen Personen) oder deren Mitarbeitern, Beauftragten, Bürgen usw. innerhalb der konzernverbundenen Unternehmen für interne Verwaltungszwecke übermitteln (z. B. Debitorenmanagement, Controlling, Risikomanagement, indirekter Einkauf, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen wie Steuererklärungen, Geldwäsche oder Einhaltung internationaler Sanktionsrichtlinien).
3.2 Externe Empfänger
Personenbezogene Daten können auch an Dritte (z. B. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Banken, Versicherungen, Strafverfolgungsbehörden, Transportunternehmen usw.) weitergegeben werden, wenn ein berechtigtes Interesse oder eine gesetzliche Pflicht besteht.
Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten von Geschäftspartnern/Kunden an staatliche Behörden und andere Institutionen weitergegeben werden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. bei Kontrollstellen wie Finanzamt, Bundesopiumstelle, Zoll, Strafverfolgungsbehörden, Testamentsvollstreckern, Insolvenzverwaltern usw.). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3.3 Auftragsverarbeitung
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister/Auftragsverarbeiter. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Personenbezogene Daten werden zum Teil auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union („EU“) oder des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet, wo generell ein geringeres Datenschutzniveau herrschen könnte als in Europa. In diesen Fällen stellen wir z.B. über vertragliche Vereinbarungen mit unseren Vertragspartnern sicher, dass ein ausreichendes Datenschutzniveau für diese Daten gewährleistet ist.
1. Ihre Rechte
Nachstehend möchten wir Sie auch über Ihre Rechte gemäß der DSGVO aufklären:
1.1. Recht auf Auskunft
Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO unentgeltlich Auskunft über u.a. Ihre durch uns verarbeiteten Daten, die Verarbeitungszwecke, die Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer oder im Fall des Drittlandtransfers, die geeigneten Garantien zu verlangen.
1.2. Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
Sollten Ihre durch uns verarbeiteten Daten unrichtig, unvollständig oder deren Verarbeitung unzulässig sein, können Sie von uns verlangen, Ihre Daten zu berichtigen, zu ergänzen, die Verarbeitung einzuschränken bzw. die Daten im gesetzlich zulässigen Umfang zu löschen, Art. 16, 17 und 18 DSGVO.
Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
1.3. Recht auf Datenübertragbarkeit
Wenn Sie uns Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung bzw. im Rahmen eines mit uns bestehenden vertraglichen Verhältnisses bereitgestellt haben, stellen wir Ihnen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format auf Ihre Aufforderung hin zur Verfügung oder – soweit dies technisch möglich ist – übermitteln diese an einen von Ihnen bestimmten Dritten.
1.4. Widerspruchsrecht
Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung entsprechend Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation heraus ergeben, widersprechen. Das Widerspruchsrecht besteht nur innerhalb der in Art. 21 DSGVO vorgesehenen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
1.6. Einwilligung/Widerruf
Für den Fall, dass Sie uns eine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten erteilen oder erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, gegenüber der unter Abschnitt A. benannten Stelle widerrufen.
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten durch uns, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten in diesem Fall die Sie betreffenden Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden die Sie betreffenden Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden diese Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
1.5. Beschwerderecht
Mit Fragen, Anregungen und Kritik können Sie sich gerne an unsere Datenschutzbeauftragte (siehe Abschnitt A) wenden. Sie sind zudem berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unsere Datenschutzbeauftragte zu richten.
2. Meldesystem für Datenschutzvorfälle
Die PHOENIXgroup und ihre verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff AktG, hat ein webbasiertes Meldesystem eingerichtet, das Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und Dritten ein einfaches System zur Meldung von Datenvorfällen oder -problemen bietet. Diese Berichte werden ernst genommen, überprüft und dienen dazu, den Schutz personenbezogener Daten zu verbessern. Wir verarbeiten Ihre Daten bei der Nutzung unseres Meldesystems für Datenschutzvorfälle auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen: zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, Ihnen eine einfache Möglichkeit zu bieten, Datenschutzvorfälle zu melden. Auf dieses Meldesystem können Sie jederzeit zugreifen über: https://phoenixgroupdatabreach.integrityplatform.org/
Um Ihnen den Hintergrund des Meldesystems konkreter zu erläutern, haben wir nachstehend zudem einige häufig gestellt Fragen beantwortet:
3. Allgemeines
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung zu verändern. Dies kann insbesondere wegen technischer Entwicklungen erforderlich werden. Deshalb bitten wir Sie, die Datenschutzerklärung gelegentlich neu aufzurufen und die jeweils aktuelle Version zu beachten. Wenn Sie weitere Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Datenschutzbeauftragten.
Zuletzt aktualisiert im September 2024